Tutorial – Campaña de Prensa (Por Raúl García Posse)

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Con este post comenzamos a subir una suerte de tutoriales de autogestión para músicos que Raúl García Posse, guitarrista y cantante de Senegal Grindcore Mafia está compartiendo desde su Facebook. El título creo que es claro, así que pasen a leerlo. Si quieren bajarlo, hagan click acá

Introducción

Haremos especial hincapié en esta tarea, ya que como nos pasó alguna vez a nosotros, puede resultarles un misterio en muchos aspectos.

Todos queremos que nuestro disco sea escuchado y que llegue a muchísima gente, por lo que los medios de comunicación se vuelven una necesidad, por un lado porque es beneficioso que alguien ajeno a la banda diga lo fabulosa que es nuestra música y por el otro porque necesitamos la difusión que nos pueden dar los formadores de opinión, y cabe destacar que todos son importantes para los músicos emergentes, desde el blog independiente más chico hasta la revista más masiva.

La clave consiste en saber cómo hacerle llegar nuestro material a la prensa, a quienes enviárselo y cómo establecer una relación duradera con los periodistas/redactores. Todos nos hemos dado cuenta de la sobredosis de información que existe hoy en Internet y más que nada en las redes sociales, así que imaginemos cuantos mails y mensajes de bandas como las nuestras recibe un periodista todos los días… Por eso el objetivo tiene que ser el de diferenciarse y lograr llamar la atención de la prensa desde el minuto cero.

Primera etapa: Base de datos

Esta primera parte consiste en la recolección de medios de comunicación y el armado de la base de datos que nos va a servir cuando tengamos que enviar el comunicado de prensa de nuestro disco nuevo a los medios. Les recomendamos hacerlo en una hoja de cálculo de Google Drive, debido a que de esa manera van a poder tener toda la información disponible desde cualquier computadora.

Cuanto más claro tengamos cual es nuestro público objetivo, más precisa va a ser la información que vayamos a recabar. Antes que nada les mostramos un modelo de la hoja de cálculo. Por supuesto, ustedes pueden modificar los campos como más les sirva, pero siempre mantengan el orden así el trabajo posterior sea más efectivo y sencillo de ejecutar.

base de datos

Columnas:

1. Nombre del sitio: Escribirla sin error, respetando mayúsculas y demás caracteres, si no lo hacemos nos va a pasar de ingresar un sitio más de una vez sin darnos cuenta. Al escribirlo bien mantenemos el orden y en caso de escribirlo por segunda vez se activará la función de autorrelleno, así sabremos que ya tenemos ese sitio anotado.

2. Link: Les va a servir tener el enlace de la página a mano, pueden también asignarle el hipervínculo al título del sitio, de esa forma ahorrarían una columna.

3. Categorización: Aquí categorizamos cada ítem. Ejemplos: Webzine, radio online, radio física, revista, fanzine, blog, página de Facebook, diario, programa de televisión, sitio de noticias, etc. En el futuro nos servirá para filtrar según las necesidades de la campaña de prensa.

4. Contacto: Sabremos dónde enviar nuestro comunicado.

5. Preferencias: Muchos medios, sobre todo los más grandes, especifican cómo quieren recibir el material de bandas independientes. Es fundamental tener a mano esa información, ya que si no respetamos sus condiciones no tendríamos difusión alguna y estaríamos malgastando nuestro tiempo.

6. Info adicional: Algún comentario acerca del sitio. En nuestro caso pintamos de rojo los que nos llaman la atención por sobre el resto.

7. Idioma: En caso de querer expandirse más allá de su propio país. Nosotros pintamos de azul los que son argentinos para diferenciarlos de los otros sitios de habla hispana.

Ahora que ya tenemos armada la hoja de cálculo empezaremos a buscar los medios a los que nos interese llegar. Hay varias maneras de encontrarlos:

*Visitando perfiles de bandas emergentes que sean de un género parecido al nuestro.

*Luego de darle “Me gusta” a un medio en Facebook, a través de las sugerencias de esa red social.

*Buscando en Google: Webzine + Género / Radio + Género / Reseñas + Género /Etc.

*Buscando en Google el nombre de un disco actual de una banda similar a la nuestra + la palabra reseña, recensioni, revisão, review, dependiendo del idioma de los medios que estemos buscando.

*Reseñas en video (YouTube).

A tener en cuenta:

*La mayoría de los sitios tienen una solapa que dice Contacto o About, donde dejan los datos que necesitaremos para hacerles llegar nuestro material.

*Es necesario fijarnos que el sitio esté actualizado, de nada nos sirve anotar en nuestra base de datos una página cuya última actualización es de hace dos años.

*De nuevo… Todos los medios sirven, no busquen solamente los masivos.

*Dependiendo el género que hagamos, los tipos de cobertura de prensa que nos importan van a variar. Por ejemplo, para un productor de música electrónica puede ser más beneficioso conseguir entrar en listas de reproducción de Spotify antes que ser reseñado en Blogs, esto último le serviría más a un grupo de Heavy Metal.

Segunda etapa: ­ Armado de parte de prensa y envío a medios de comunicación.

El objetivo del comunicado de prensa es el de hacerle llegar a los medios una noticia, acerca de algo nuevo (valga la redundancia). Puede tratarse de un video, una gira, el lanzamiento de un disco, lo que sea que pueda resultar novedoso.

La idea principal es la de transmitir el mismo mensaje que el del disco, de manera resumida, atractiva, sin “autobombo” evidente y con creatividad.

Tanto el formato como el contenido tienen que ser casi los mismos que los de la noticia que quisiéramos ver publicada en un sitio. De hecho, sucede con frecuencia que los bloggers o periodistas publican el comunicado sin modificaciones. Esto responde a que a veces no tienen el tiempo suficiente para redactar de cero todo, así que por eso tenemos que facilitarles el trabajo.

Nuestro comunicado preferentemente tendría que ser enviado un par de semanas antes del lanzamiento, aún si se trata de un disco debut, porque hay que darle tiempo a los medios para redactar la noticia o reseña. De no ser posible lo anterior, hasta un mes después resulta prudente mandar el parte de prensa, luego ya es cuestión de suerte.

Recuerden que se trata de contar una novedad.

Por último, toda la información, archivos y fotografías tienen que estar al alcance de un click. En el preciso momento en el que el redactor tiene que ponerse en la tarea de pedir o buscar algo es que pierde el interés hacia nuestro trabajo, más todavía si se trata de una banda emergente.

Formato y contenido:

Encabezado: En negritas, grande, que resalte, “GANCHERO”. No sirve el “Fulanos largan su nuevo disco”, así son los títulos del 90% de los mails que reciben los medios. Tenemos que hacer la diferencia.

Subtítulo: Explayarse sobre el título, no más de dos renglones. A veces se trata del título mismo con un poco más de información.

Primer Párrafo: Que quede clarísimo ¿QUIÉN? ¿QUÉ? ¿CUÁNDO? ¿DÓNDE? ¿CÓMO? ¿POR QUÉ?

Repito, todo esto tiene que ser super atractivo, tomemos como base la esencia y el mensaje de la banda (aquí juega mucho el trabajo de branding que hayamos hecho con anterioridad). En el caso del lanzamiento del disco la idea es hablar del mismo resaltando lo que lo diferencia del resto, describamos el sonido de nuestro álbum sin tecnicismos, hagan de cuenta que les están contando esto a un vecino mientras bajan en el ascensor. Y recuerden, esta gente recibe a veces cientos de mails de bandas que buscan difusión.

Segundo párrafo: Quiénes somos (Banda), biografía corta (no hablemos de cómo nos conocimos ni de los integrantes que estaban antes), logros, trayectoria, citas de otro medio que haya hablado sobre la banda… Aquí va la “CHAPA”.

*Si no tenemos citas de otros medios podemos “fabricarlas”. Con esto hablaríamos del disco en primera persona, así que cuando sea publicado va a quedar como que nos entrevistaron para hacer la nota. Por ejemplo: “Este disco es especial para nosotros, ya que lo compusimos mientras viajamos por toda Latinoamérica como mochileros” ­ Fulano Perez (Baterista).

Tercer párrafo: Qué está haciendo la banda en este momento y planes a corto/mediano plazo.

Al final: “Se agradece la difusión”

### ? ­­­­­> eso va en el medio para indicar que termina el parte.

(Redes sociales, sitio web, links de dropbox/drive para bajar el disco en varios formatos y otro para fotos en alta calidad)

Datos de contacto

Nombre y apellido

Mail

Teléfono

No nos extendamos más de una carilla, el parte de prensa tiene que ser conciso y breve. Al comienzo del mail y antes de la gacetilla HTML tenemos escribir un mensaje saludando y contándole a los medios por qué nos tomamos la molestia de escribirles. Si el contacto que tenemos es de una persona en particular le tenemos que escribir de manera personal, no hablándole a un staff.

Se puede hacer un mensaje inicial predeterminado para cambiar algunas palabras mail a mail, pero esto consiste en mandar los mails y mensajes uno por uno y sin spamear (esa es la parte tediosa del asunto).

Pasos para armar el parte de prensa en formato HTML:

Antes que nada, para los que no saben, un mail HTML funciona como una “mini página web” pero dentro del mensaje que vamos a enviar a los medios. Podemos armarlo con botones interactivos, imágenes, videos, links y otras cosas que con el mail común no podemos.

Hay muchas formas de hacerlo, yo de todas las que probé me quedé con esta:

1. Crear un usuario en Mailchimp

2. Campaign / Create Campaign / Regular Campaign

Seguro les aparecerá lo siguiente: “Since you don’t have a list of subscribers yet, you can send this email to yourself as a test.” Esto quiere decir que como no creamos ninguna lista de suscriptores (Mailchimp es un servicio de mailing, o de envío de mails masivo, como el que usa el banco para rompernos los quinotos), cuando terminemos de armar el mail nos lo vamos a auto enviar al de la banda.

3. Podemos poner cualquier cosa en las dos primeras solapas, por ahora el asunto del mail no nos interesa. Luego le damos al “Next” que está abajo a la derecha.

4. Lo que te aparece ahora es la lista de “Templates” o plantillas que podemos usar. Esta elección depende del diseño que nos guste más a nosotros o al diseñador.

5. Nuestro límite será la creatividad, la interfaz del sitio es bastante amena y fácil de usar, por más que no sepamos inglés. Pongamosle ganas al diseño y a la redacción, el parte de prensa de nuestro disco puede ser determinante.

6. Una vez listos la info, diseño y links vamos a enviar el mail a nuestra casilla entrando en “Preview and Test / Send Test E­mail / Send Test”

7. Ahora entramos al mail y borramos lo último, lo que está escrito en letra chica con el logo de mailchimp y luego nos reenviamos el mensaje pero borrando el “FW” en el asunto y todo lo que indique que es un mail reenviado. Este paso es súper importante, porque si después de todo lo que hicimos mandamos el mail como está pueden suceder dos cosas, o lo reciben en la carpeta de spam o lo borran al ver el “FW” en el asunto.

Aclaración importante: Como sabrán, el mail se usa cada vez menos, de hecho, algunos sitios pasaron de manejarse con sitios web propios a simplemente publicar en sus redes sociales. Pero no nos hagamos problema, no hicimos todo este laburo al vicio… En el mail de nuestro comunicado de prensa, arriba a la derecha hay un enlace que dice “View this mail in your browser”. Lo que tenemos que hacer es con el click derecho copiar la dirección del enlace para luego acortarlo en goo.gl. Una vez que tengamos el link de nuestro parte de prensa, solo será cuestión de enviarselo a los medios que estén interesados en revisarlo y que no se manejen con mails.

Tercera etapa: ­ Establecer relaciones y actualización de base de datos.

Aquí viene la parte más importante. Cada medio de comunicación que se interese en nosotros tiene que estar separado del resto en nuestra base de datos, o sea que tenemos que crear otra solapa en nuestra hoja de cálculo donde los vamos a ir migrando con el mismo formato que en la principal. Esto nos va a servir para los futuros lanzamientos y giras. La idea es darle prioridad a aquellos que confiaron en nosotros teniendo siempre presente que esto se trata de un ida y vuelta, es decir, así como a nosotros nos es de ayuda la difusión que los medios nos puedan brindar, a estos, y sobre todo a los independientes, les va a ser muy útil que hagamos lo mismo por ellos. Para los lanzamientos futuros podremos darles a estos la exclusividad, armar entrevistas, etc.

No nos olvidemos que tratamos con personas, por lo que, lo ideal es establecer relaciones con los periodistas que gustan de nuestra música y no por una cuestión de conveniencia. Siempre que nos sea posible, debemos tener gestos con esa gente y hablo entre otros, de regalarles merchandising, pases libres a nuestros shows e incluso apoyarlos en sus proyectos extra periodísticos.

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